Desenvolvendo uma equipe de solucionadores de problemas organizacionais
Em ambientes ágeis, inovadores e disruptivos, solucionar problemas é uma habilidade essencial e esperada de seus profissionais. Se os problemas causam desentendimento em sua equipe, como sua organização pode promover inovação para os clientes? Mas não se preocupe! Você, como líder, pode desenvolver uma equipe de inovadores e solucionadores de problemas.
Geralmente, a maioria dos funcionários já aplica algumas das habilidades de resolução de problemas em seu dia a dia. O que os diferencia é o grau de sucesso, normalmente atrelado às suas experiências e ao ambiente. Enquanto alguns são bons na identificação de problemas, outros se destacam na elaboração de estratégias, resolução dos problemas ou na entrega de soluções. Entretanto, você não vai esperar que todos os problemas da organização sejam resolvidos com base nas atuais habilidades de seus funcionários, vai?
A partir de uma abordagem estruturada é possível desenvolver e aprimorar habilidades de resolução de problemas em sua equipe. Cada integrante precisa ser capaz de questionar, lidar com preconceitos e empregar diferentes ferramentas para rastrear e propor soluções.
Dessa forma, entendemos que todos os seus funcionários devam ser incentivados a aprender e praticar essas três técnicas para a solução eficaz de problemas:
1. Identificação do Problema
Seu primeiro passo como líder deve ser ensinar sua equipe a desenvolver um olhar cuidadoso para o problema de modo a responder a seguinte pergunta: "Qual é o real problema?" É comum encontrarmos líderes e colaboradores trabalharem sobre os sintomas ao invés de focarem o real problema. Desta forma, reserve um tempo adequado para identificar o problema, de modo que sua você ou sua equipe possa especificar e detalhar aspectos relevantes à descoberta da causa raiz do problema. Faça perguntas como:
E aplique métodos de validação como Análise de Causa Raiz e o Método dos Cinco Porquês. Com essas abordagens, é provável que sua equipe explore cada causa raiz e suas ramificações, assim como esgote as perguntas necessárias para explicar a ocorrência do problema. Com isso, você reduz as chances de estar tentando resolver o sintoma ao invés de atacar o problema.
Não esqueça também de reformular o problema. Existe uma maneira de pensar diferente sobre isso? Existem aspectos positivos do problema, ou seja, oportunidades? Ao fazer novas perguntas e reformular o problema, você e sua equipe podem obter ótimos insights!
Uma simples mudança de mentalidade pode te ajudar a encontrar os obstáculos com maior agilidade e eficácia. Em vez de se fixar em por que algo é um problema para você, pense em por que isso é um problema para seus clientes - ou se é, de fato, um problema para eles. Não custa lembrar que os problemas dos seus clientes também são os seus. E quanto melhor você lida com esses problemas, melhor atenderá os seus clientes.
2. Ambiente e Métodos Adequados
No papel de líder, cabe a você proporcionar um ambiente adequado para promover a ação. Se sua equipe ou colaboradores não se sentirem confortáveis para discutir problemas organizacionais e do cliente, as soluções serão apenas uma aspiração. Ou seja, é preciso promover segurança psicológica à sua equipe para fomentar o desenvolvimento de soluções. Além disso, incentive a diversidade em processos de aprendizagem, experimentação e confiança e você terá grandes chances de criar um ambiente propício ao desenvolvimento de habilidades e, consequentemente, excelentes solucionadores de problemas.
Quando alguém te traz um novo problema, qual é a sua primeira atitude - reagir ou escutar? É comum que você como líder busque uma resolução imediata. Contudo, são grandes as chances de você estar solucionando inadequadamente o problema ou solucionando o problema errado. Nunca é demais lembrar que resolver um sintoma é diferente de resolver o problema. É preciso muita objetividade e pensamento crítico para entender o real problema. Criar soluções eficazes requer uma postura disciplinada, tanto para compreender o problema quanto para elaborar e implementar a solução. Então, se policie para não ceder ao impulso de tentar buscar logo uma solução para aquilo que ainda não se sabe ser, de fato, o problema.
Alguns conceitos Lean e Agile podem te ajudar a desenvolver uma metodologia que incentive a disciplina e proporcione mais controle ao processo de solução do problema. Dividir problemas complexos em obstáculos menores é uma estratégia para se chegar mais rápido às suas raízes e encontrar soluções adequadas.
3. Resolução do Problema
Todos são capazes de resolver problemas! É somente uma questão de mentalidade. A resolução eficaz de problemas requer o alinhamento de expectativas e a definição de responsabilidades para a equipe.
Como primeiro passo, desenvolva um catálogo para identificar os problemas a serem resolvidos e para quem. Em seguida, obtenha informações de seus colaboradores. Busque saber quais problemas cada um está resolvendo, suas experiências e como estão solucionando o problema. Ao realizar este rastreamento de soluções, você cria responsablidade, incentiva o engajamento, ajuda a solucionar problemas correlatos e mede o valor gerado a partir das soluções.
Também é importante que você ofereça oportunidades de treinamento "on the job" que mostrem na prática habilidades (pesquisa, escuta ativa, análise, tomada de decisão, criatividade, comunicação, confiabilidade, inteligência emocional e formação de equipes) e ferramentas utilizadas na solução de problemas.
Problemas geralmente apresentam várias soluções e muitas alternativas entre essas soluções. Ao oferecer à sua equipe metodologia e treinamento de resolução de problemas, você aumenta as chances de que todos escolham a solução mais adequada de acordo com o cliente e suas diferentes variáveis (restrições de tempo e/ou orçamento, indicadores de qualidade etc.). Trata-se de um processo de melhoria contínua. À medida que sua equipe resolve problemas cada vez mais complexos, mais ágeis e inovadoras serão as respostas aos novos problemas.
A resolução de problemas organizacionais, além de ser aprimorada por meio da prática e da confiança, requer o domínio de outras habilidades, o emprego do pensamento criativo e crítico, e o desenvolvimento da mentalidade certa.
