O Desafio
O Diretor de Infraestrutura da BRICLOG/CBD solicitou à Dargains implantar um PMO capaz de suportar o gerenciamento integrado e padronizado de diferentes projetos do Programa de Arrendamento do Estaleiro Inhaúma à PETROBRAS.
O PMO precisava funcionar em tempo recorde, visto que o contrato de arrendamento fora assinado dois meses antes da contratação da Consultoria, e alguns projetos do Programa já haviam sido iniciados. Além disto, o contrato de arrendamento incluía um cronograma que previa a aplicação de altas multas diárias e sanções para cada entrega atrasada.
Desocupar as áreas do estaleiro dentro do prazo era um fator determinante para o sucesso do Programa e eficácia do contrato. O desafio se mostrou ainda maior uma vez que todas as áreas do estaleiro a serem entregues eram utilizadas por cargas, serviços logísticos e operações de clientes da BRICLOG/CBD. Ou seja, a desocupação de cada área estava vinculada à viabilização de infraestrutura para realocação da operação de três empresas distintas, localizadas no estaleiro.
Nossa Solução
A Dargains realizou um cuidadoso diagnóstico situacional do Programa, envolvendo a análise dos contratos, a inspeção das áreas do estaleiro e a realização de reuniões/entrevistas com membros da alta administração e engenheiros responsáveis, identificando riscos e aspectos críticos à eficácia do Programa que deveriam ser priorizados e mitigados antes da implantação do PMO.
A prioridade zero foi fornecer uma visão única, simplificada e objetiva a todos os envolvidos no Programa sobre as diferentes entregas, suas dependências e seus prazos ao longo do tempo. Para isso a Dargains elaborou a estrutura analítica de contratos (Contract Breakdown Structure - CBS), integrando os diferentes contratos relacionados, direta e indiretamente, ao Programa de Arrendamento.
Este trabalho foi fundamental para definir prioridades, responsabilidades e alinhar o entendimento de todos os stakeholders. Desta forma, a Dargains conseguiu promover a integração, colaboração e sinergia da equipe em seu primeiro mês de trabalho, viabilizando o início do planejamento integrado dos projetos de acordo com as condições e restrições contratuais.
Devido à urgência demandada pelo Programa, a Dargains promoveu a capacitação dos engenheiros em gerenciamento de projetos, paralelamente ao desenvolvimento dos modelos, padrões, processos e ferramentas de gestão de projetos. Todo o trabalho foi realizado em apenas três meses e foi conciliado com a gestão dos projetos críticos ao cumprimento das entregas contratuais.
Após a implementação, a Dargains assumiu a gestão do PMO para dar continuidade ao processo de suporte e capacitação dos engenheiros, assim como viabilizar o alinhamento metodológico e estratégico da carteira de projetos com o negócio.
A Dargains também foi muito flexível e ágil na adequação de sua metodologia de trabalho que considerou mudanças estratégicas da empresa e de seus acionistas. Ao longo dos três anos de consultoria a Dargains incorporou diversos serviços não previstos em seu escopo original, dentre os quais:
Os Resultados
A implantação do PMO para gestão do Programa de Arrendamento do Estaleiro Inhaúma foi concluída em prazo recorde pela Dargains.
Todas as entregas sob a responsabilidade da Consultoria foram realizadas dentro dos prazos estabelecidos no contrato de arrendamento. A Dargains reduziu significativamente os custos de alguns dos principais projetos do Programa, o que proporcionou para o cliente o retorno sobre o investimento no sexto mês de trabalho.
A Dargains também foi capaz de identificar um erro de execução de projeto na principal obra do Programa, a recuperação do Cais Leste. A identificação da inconformidade ainda no início da execução evitou uma despesa milionária e foi imprescindível à eficácia do contrato de arrendamento.
A adequação da metodologia PROCEDERE© e a capacitação das pessoas envolvidas promoveu um ambiente de sinergia entre as equipes envolvidas no Programa, aumentando a eficiência no planejamento e execução dos projetos de engenharia e logística. A Dargains conseguiu formar uma equipe de alto desempenho capaz de responder com agilidade às demandas emergenciais decorrentes de mudanças estratégicas, reduzindo drasticamente os custos associados a estas mudanças.
Resumo do Projeto
Implantação e operação do Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) para controle e gestão das obras necessárias ao arrendamento do estaleiro pela Petrobras. O trabalho também incluiu o gerenciamento integrado de contratos, além de assessoria ao gerenciamento do Programa.